ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказом Міністерства
освіти і науки України
від 23.06.2000 р. № 240
ІНСТРУКЦІЯ
з ведення ділової документації
у загальноосвітніх
навчальних закладах І - III ступенів
1. Загальні положення
1.1. Інструкція розроблена відповідно до вимог Закону України «Про загальну середню освіту».
1.2. Інструкція встановлює правила документування діяльності загальноосвітніх навчальних закладів І - III ступенів незалежно від їх підпорядкування, типів та форм власності (далі — загальноосвітні навчальні заклади) і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення чи передачі в архів.
1.3. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю ділову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК).
1.4. Дотримання правил і рекомендацій щодо порядку здійснення ділових процесів, встановлених цією Інструкцією, є обов'язковим для всіх керівників та педагогічних працівників загальноосвітніх навчальних закладів. Педагогічні працівники, прийняті на роботу, повинні бути ознайомлені з вимогами Інструкції і виконувати їх.
1.5. Діловодство в загальноосвітніх навчальних закладах ведеться призначеною для цього відповідальною особою.
1.6. Уся ділова документація зберігається у спеціально обладнаних шафах чи сейфах, і сторонні особи не повинні мати доступу до неї.
1.7. Вся ділова документація ведеться державною мовою. У місцях компактного проживання громадян, які належать до національних меншин, у внутрішньому веденні ділової документації може використовуватися поряд із державною мовою мова відповідної національної меншини у порядку, встановленому чинним законодавством.
1.8. Вказівки щодо оформлення записів у книгах і журналах встановленого зразка подані на перших сторінках цих документів.
1.9. Усі книги та журнали (крім класних), що ведуться у загальноосвітніх навчальних закладах, обов'язково поаркушно пронумеровуються, прошнуровуються, підписуються керівником і скріплюються печаткою.
1.10.Ділові папери, які надходять до загальноосвітнього навчального закладу чи відправляються з нього, реєструються у журналах вхідного й вихідного листування. У вихідному листуванні (вихідній документації) виправлення не допускаються. Допущенівиправлення у поточній діловій документації застерігаються і скріплюються підписом відповідальної особи та печаткою.
1.11.Керівники загальноосвітніх навчальних закладів зобов'язані сприяти раціоналізації, механізації га автоматизації ділових процесів, вжити заходів до здійснення діловодства за допомогою персональних комп'ютерів (ПК): здійснювати контроль за обов'язковим дотриманням Інструкції з ведення ділової документації у загальноосвітньому навчальному закладі.
1.12.У разі зміни керівника загальноосвітнього навчального закладу вся ділова документація передається відповідно доІнструкції, про що робиться запис в акті прийому-передачі навчального закладу.
1.13.Після закінчення терміну зберігання тих чи інших документів, що не підлягають передачі до архівних установ, вони списуються комісією, яку призначає керівник загальноосвітнього навчального закладу. На списану документацію комісія складає відповідний акт. Списана документація знищується.
2. Документування діяльності загальноосвітнього навчальною закладу
2.1. Документування діяльності навчального закладу полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.
2.2. Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, переведення, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно.
2.3. Вирішення питань щодо організації та проведення навчально-виховного процесу, господарсько-фінансової роботи, а такожпитань, які стосуються всіх або окремих, в т.ч. і учнів, викладаються у наказах, розпорядженнях, дорученнях.
2.4. В усіх випадках документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищого рівня, повинні мати посилання на них й зазначенням найменування цих документів, дати їх підписання та номеру реєстрації.
2.5. Обговорення питань і рішень, що приймаються на засіданнях педагогічної ради, загальних зборах колективу тощо, фіксуються у протоколах.
3. Складання та оформлення документів
3.1. Для складання документів повинен використовуватися папір форматів А4 (210 х247 мм) та А5 (146 х 210 мм).
Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.
3.2. Зміст документів викладається стисло, грамотно, зрозуміло й об'єктивно, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несутьсмислового навантаження. Довільне скорочення найменувань установ і окремих слів не допускається.
Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, таблиці або поєднання цих форм. Суцільний складний текст документа містить граматично й логічно узгоджену інформацію.
Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій частині зазначаються підстава або обґрунтування для складання документа, а в другій — висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.
В окремих випадках текст документа може містити лише резолютивну частину, наприклад, наказ — розпорядчу частину без констатуючої, лист-прохання — без пояснення.
3.3. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення документів покладається на керівника навчального закладу.
3.4. Документи повинні мати встановлені реквізити і сталий порядок їх розміщення: найменування загальноосвітнього навчального закладу, ідентифікаційний код, назва документа, заголовок тексту, адреса й дата підписання документа, посвідчення документа (підпис, затвердження, печатка).
3.5. Назва документа (наказ, розпорядження тощо) зазначається друкарським або машинописним способами.
3.6. До кожного виду документа обов'язково складається заголовок (короткий зміст). Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту. Формулювати заголовок тексту слід за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на питання«про що», наприклад: «Про вивчення...», «Про розподіл педагогічної о навантаження» тощо.
Якщо в документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.
3.7. На документи, які створюються за допомогою ПК і табуляторів, поширюються всі вимоги щодо оформлення документів: застосування бланка, підписання, датування тощо.
Додатковою вимогою до оформлення документів є обов'язкова розшифровка всіх понять, відображених цифрами, значками та вінший спосіб. Розшифровка вказується на зворотному боці або додається до документа.
Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.
3.8. Усі документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання
3.9. Дати підписання й затвердження документа, а також ті, що подані в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементидати записуються трьома парами арабських цифр в один рядок у такій послідовності:число, місяць, рік. Наприклад, 12 січня 2000 року слід писати як 12.01 2000р.
Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею ставиться 0. Наприклад, 5 січня 2000 року слід писані як 05.01.2000р.
У документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: ЗО січня 2000 року,
З 10. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.
3.11. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче від підпису, ліворуч.
3.12. До складу підпису входять найменування посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка підписала документ.
3.13. Затвердження документа здійснюється двома способами: позначенням грифом «Затверджено» або виданням відповідногорозпорядчого документа (наказу, розпорядження). Обидва способизатвердження мають однакову силу.
3.14. Елементами грифа затвердження є: слово «Затверджено», найменування посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті документа.
3.15. На документах, що засвідчують права громадян, юридичних осіб або фіксують факти витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи завіряється печаткою.
3.16. Печатка проставляється таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.
3.17. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексі у документа перед підписом. Назва додатка в тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.
3.18. Реквізити документа відокремлюються один від одного двома-трьома міжрядковими інтервалами.
3.19. Назву виду документа друкують великими літерами. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
3.20. Розшифровка підпису в реквізиті «Підпис» друкується на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами й прізвищем.
3.21. Накази складаються на підставі ретельного та всебічного вивчення порушених у них питань.
Рішення, які оформляються наказами, повинні бути конкретними й реальними, відповідати чинному законодавству. забезпечуватися необхідними матеріально-технічними засобами й фінансуванням.
3.22. Під час оформлення наказів та інших розпорядчих документів необхідно керуватися такими правилами:
§ тексти наказів та інших розпорядчих документів друкуються на бланках формату А4 через 1,5 міжрядкових інтервали:
§ розпорядча частина наказів починається словом «наказую», яке відокремлюється від попереднього та подальшого текстів 2-маміжрядковими інтервалами, друкується великими буквами без відступів від межі лівого поля (від нульового положення табулятора) незалежно від повноти попереднього рядка;
§ пропозиції, що містяться в наказі, необхідно узгоджувати .з раніше виданими документами з цього питання, щоб уникнути повторів або суперечностей:
§ слід визначати конкретних виконавців і реальні терміни виконання наказів та інших розпорядчих документів.
3.23. Усі накази та інші розпорядчі документи, в тому числі протоколи засідання педагогічної ради, нумеруються упродовж календарного року, а протоколи виборних органів — протягом терміну їхніх повноважень.
3.24. Протокол —документ, який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на засіданнях педагогічної ради та органівшкільною самоврядування, зборах, нарадах тощо.
3.25. У протоколі необхідні такі реквізити: назва виду документа, дата проведення заходу, заголовок до тексту. текст, підписи голови й секретаря засідання.
3.26. Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині подаються прізвища та ініціали голови йсекретаря засідання, кількість присутніх і відсутніх на засіданнях, порядок денний засідання з переліком питань, які підлягають розгляду, та зазначенням доповідачів з кожного з них. Основний текст протоколу викладається у розділах: «Слухали», «Виступили», «Постановили».Підписи голови та секретаря засідання на протоколі є обов'язковими.
3.27. Акт - документ, складений декількома особами на підтвердження установлених фактів та дій. Акти оформляються за результатами ревізій, під час прийому-передачі справ, прийому навчального закладу до роботи в новому навчальному році, прийому обладнання, меблів, підручників тощо.
3.28. Акт оформляється на стандартному аркуші паперу формату А4 і має такі реквізити: назва документа, місце затвердження, заголовок до тексту, підписи осіб (не менше трьох), які складали акт. У кінці тексту акта записуються дані про кількість екземплярів акта та їхнє місцезнаходження.
3.29. Акт підписується всіма особами, які брали участь у його складанні. За наявності особливих думок у складачів акта або присутніх їх треба викласти нижче або на окремому аркуші.
3.30. Доповідна записка оформляється на стандартному папері формату А4 із зазначенням таких реквізитів: назва виду документа, адресат, лата, заголовок до тексту, текст. підпис. Дата чи період часу, якого стосуються відомості, викладені в доповідній записці, входять у заголовок.
3.31. Для оперативного вирішення службових питань дозволяється передача телефонограм. Телефонограми оформляються в одномуекземплярі, підписуються керівником. Реєструються телефонограми в установленому порядку.
3.32. Службові листи слугують для обміну інформацією. Основні види листів:
§ супровідний;
§ гарантійний:
§ інформаційний;
§ лист-нагадування;
§ лист-запрошення;
§ лист-прохання;
§ лист-вимога.
3.33. Службові листи оформляються на бланках для листів або папері формату А4 і А5 залежно від обсягу машинописного тексту.
Всі листи, що надсилаються з навчального закладу, обов'язково реєструються в журналі вихідного листування.
3.34. Перелік реквізитів службових документів (бланків, наказів, довідок): Державний Герб України (порядок використання визначається законом), найменування міністерства, іншого центрального (місцевого) органу виконавчої влади, найменування загальноосвітнього навчального закладу, ідентифікаційний код, індекс підприємства зв'язку, поштова адреса, номер телефону, номер рахунку в банку, назва виду документа, дата, індекс, посилання на дату та індекс вхідного документа.
4. Перелік обов'язкової ділової документації
4.1.Ліцензія на право проведення освітньої діяльності загальноосвітнім навчальним закладом (стосується тільки приватних загальноосвітніх навчальних закладів).
4.2.Ліцензія на запровадження освітньої діяльності, пов'язаної з наданням професії.
4.3.Матеріали державної атестації загальноосвітнього навчального закладу.
4.4.Свідоцтво про державну атестацію загальноосвітнього навчального закладу.
4.5.Матеріали державної підсумкової атестації учнів (вихованців).
4.6.Статут загальноосвітнього навчального закладу.
4.7.Книга наказів з основної діяльності.
4.8.Книга наказів з кадрових питань.
4.9.Книга обліку руху учнів.
4.10.Алфавітна книга запису учнів.
4.11.Журнали обліку вхідного й вихідного листування.
4.12.Книга протоколів засідання педагогічної ради.
4.13.Книга обліку педагогічних працівників.
4.14.Книга обліку трудових книжок працівників.
4.15.Книга обліку й видачі свідоцтв про базову загальну середню освіту.
4.16.Книга обліку й видачі атестатів про повну загальну середню освіту.
4.17.Книга обліку й видачі похвальних листів і похвальних грамот.
4.18.Книга обліку підсумків внутрішкільного контролю (ведуть директор та його заступники).
4.19.Книга протоколів загальних зборів(конференцій) колективу загальноосвітнього НЗ.
4.20 Книга протоколів ради загальноосвітнього навчального закладу.
4.21.Книга протоколів піклувальної ради, батьківського та учнівського комі четів (якщо такі створені).
4.22.Класні журнали (І—4-ті класи.5—9-ті класи, 10—12-ті класи).
4.23.Журнали груп продовженого дня.
4.24.Журнали обліку пропущених і замінених уроків.
4.25.Журнали обліку роботи гуртка, факультативу. секції тощо.
4.26.Журнал обліку звернень та заяв громадян.
4.27.Контрольно-візитаційна книга.
4.28.Особові справи та медичні картки учнів.
4.29.Особові справи педагогічних працівників.
4.30.Табелі успішності учнів.
4.31.План роботи на поточний навчальний рік.
4.32.Перспективне прогнозування розвитку матеріально-технічної бази, кадрового забезпечення та навчально-виховного процесу загальноосвітнього навчального закладу.
4.33.Навчальні плани та навчальні програми.
4.34.Атестаційні матеріали педагогічних працівників.
4.35.Списки первинного обліку дітей, які підлягають навчанню.
4.36.Учнівські квитки для учнів 1—4-х, 5—9-х та 10—12-х класів.
4.37.Статистична звітність (форми № ЗНЗ-І, № ЗНЗ-3.№ 83-РВК та інші) ведеться відповідно до вимог та рекомендацій органів державної статистики.
4.38.Нормативно-правова документація з питань охорони праці та техніки безпеки ведеться відповідно до вимог Кодексу Законів України про працю, нормативно-правових актів Міністерства праці та соціальної політики України, Міністерства освіти і науки України.
4.39.Конституція України, Закони України «Про освіту» та «Про загальну середню освіту».
4.40.Нормативно-правова документація Міністерства освіти і науки України та місцевих органів управління освітою з питань організації навчально-виховного процесу в загальноосвітніх навчальних закладах.
4.41.Акти прийому-передачі загальноосвітнього навчального закладу.
4.42.Акти державного інспектування загальноосвітнього навчального закладу.
4.43.Трудові книжки працівників ведуться відповідно до Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях (наказ Мінпраці, Мінюсту, Мінсоцзахисту України від 29 липня 1993 року № 58).
4.44.У разі необхідності Міністерство освіти і науки України, місцеві органи управління освітою можуть встановлювати додаткову відомчу звітність, інформацію (одноразову або постійну).
4.45.Розклад уроків для учнів 1-4-х та 5-11(12)-х класів.
4.46.Графік роботи гуртків, секцій, об'єднань тощо.
4.47.Графік проведення позакласних заходів.
4.48.Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для працівників державних навчально-виховних закладів України.
4.49.Наочність із Правил техніки безпеки, пожежної безпеки тощо.
5. Основна фінансово-господарська документація
5.1. Технічний паспорт школи.
5.2. Інвентарні списки основних засобів.
5.3. Акт на відведення й закріплення земельної ділянки.
5.4. Книга складського обліку матеріалі».
5.5. Книга обліку бібліотечного фонду.
5.6. Відомості на видачу витратних матеріалів.
5.7. Відомості оперативного обліку малоцінних та швидкозношуваних матеріалів, що знаходяться в експлуатації.
5.8. Штатний розпис загальноосвітньої о навчального закладу.
5.9. Акти ревізій та перевірки фінансово-господарської діяльності.
5.10.Організація діяльності бухгалтерій та бухгалтерський облік здійснюються відповідно до нормативно-правових документів Мінфіну України та Міносвіти і науки України.
6. Терміни зберігання ділової документації
№ |
Назва документа |
Термін зберігання |
1 |
Книга обліку й видачі свідоцтв про базову середню освіту |
75 років |
2 |
Книга обліку й видачі атестатів про повну загальну середню освіту |
75 років |
3 |
Книга наказів з основної діяльності |
50 років |
4 |
Книга наказів з кадрових питань |
50 років |
5 |
Алфавітна книга запису учнів |
50 років |
6 |
Книга обліку педагогічних працівників |
50 років |
7 |
Книга обліку трудових книжок працівників |
50 років |
8 |
Книга протоколів засідання педагогічної ради |
25 років |
9 |
Книга обліку й видачі похвальних листів і похвальних грамот |
25 років |
10 |
Класні журнали випускних класів v |
10 років |
11 |
Контрольно-візитаційна книга |
10 років |
12 |
Класні журнали |
5 років |
13 |
Журнали груп продовженого дня |
5 років |
14 |
Журнали обліку пропущених і замінених уроків |
5 років |
15 |
Особові справи учнів |
5 років (після закінчення учнями школи) |
16 |
Журнали обліку вхідного й вихідного листування |
5 років |
17 |
Атестаційні матеріали педагогічних працівників |
5 років |
18 |
Книга записів результатів внутрішнього контролю |
5 років |
19 |
Акти перевірок (різні) |
5 років |
20 |
Матеріали державної підсумкової атестації учнів (вихованців) випускних класів (письмові роботи, протоколи) |
3 роки |
21 |
Контрольні роботи учнів |
1 рік |
22 |
Статистична звітність |
Відповідно до вимогДержстандарту |
23 |
Інвентарна книга бібліотечного фонду |
До ліквідації закладу |
Номенклатура справ
у загальноосвітньому навчальному закладі
Єдиним документом у плануванні роботи школи є річний план. Він складається за участю педагогічного колективу, громадських організацій, відображає найголовніші питання діяльності школи, в обов'язковому порядку обговорюється педагогічною радою. Річний план має ґрунтуватися на глибокому аналізі діяльності педагогічного й учнівського колективів і орієнтувати їх на досягнення визначеного кінцевого результату в навчально-виховному процесі.
Розділи річного плану доцільно привести у відповідність до структури Закону України «Про загальну середню освіту».
Організації виконання річного плану сприяє особисте тижневе планування роботи керівників школи.
Календарне планування навчального матеріалу здійснюється вчителем безпосередньо у навчальних програмах. На основі календарних вчителі розробляють поурочні плани, структура і форма яких визначається ними самостійно.
Поурочний план може бути складений у вигляді конспекту, тез, таблиці тощо.
Плани роботи класних керівників, вихователів, бібліотекарів, методичних об'єднань, гуртків, спортивних секцій тощо складаються на період, визначений педагогічним колективом, у довільній формі та узгоджуються із заступником директора з навчально-виховної роботи.
Планування роботи в загальноосвітньому навчальному закладі не виключає права керівників, педагогічного колективу на творчість, варіативність вибору форм і структури планів. Останні повинні бути стислими, конкретними, лаконічними, передбачати заходи, які обов'язково мають бути здійснені та які можна контролювати.
Навчально-виховний процес у загальноосвітньому навчальному закладі регламентується розкладом уроків та позакласних занять на півріччя, який має забезпечити рівномірне навантаження учнів тараціональну організацію праці педагогічного колективу.
У 9—11(12)-х класах необхідно практикуватиздвоєні уроки з предметів, у процесі викладання яких проводяться лекції, семінарські заняття, заліки, лабораторні й практичні роботи.
Факультативні заняття, роботу гуртків, секцій, позакласні заходи тощо слід планувати у дні з найменшою кількістю уроків з обов'язковою перервою після основних занять.